Erwartungshaltung im Bereich Projektmanagement

Sie haben in den bisherigen Semestern ein Grundwissen im Bereich Projektmanagement aufgebaut. Dieses gilt es nun, im Rahmen der Logistikprojekte zu vertiefen.

Ich habe folgende Erwartungen:

• Einhalten der formalen Vorgaben (Projekthandbuch, Projektauftrag, Statusberichte, Zeiterfassung, Lessons Learned) –> kommuniziert in der Eröffnungsveranstaltung
• vollzähliges Erscheinen zu den Coaching-Terminen
• vorbereitet zu den Coaching-Terminen erscheinen
• effizientes Sitzungsmanagement (Vorbereitung/Agenda – Moderation – Nachbereitung/Protokoll)
• aktualisierte Projekthandbücher sind spätestens am Abend vor einem jeweiligen Coaching-Termin im LMS abrufbar
• ausreichende Planungstiefe (das erfordert auch ein bisschen Energie und Durchhaltevermögen)
• kontinuierliche Aktualisierung der Planung / des Projekthandbuchs
• Projekthandbuch und PM Methoden so einsetzen, dass sie auch tatsächlich SINN machen –> pragmatisches Vorgehen mit Hirn und Hausverstand
• selbständiges Arbeiten

Sie können sich darauf vorbereiten, dass ich diese Punkte einerseits in den Coaching-Terminen „erfragen“ werde. Andererseits werde ich auch Ihre Projekthandbücher und sonstigen PM Dokumentationen nach diesen Gesichtspunkten durchschauen.

Ich freue mich, wenn Sie bei Fragen jederzeit auf mich zukommen.

LCM 3 im Jahr 2009

Sehr geehrte Studierende,

wie Sie unten sehen können, verwende ich denselben Blog wie letztes Jahr. Ich habe die letztjährigen Beiträge bewusst nicht gelöscht, da ich denke, dass vielleicht die eine oder andere interessante Information für Sie darin enthalten ist.

Viele Grüße,

Stefan Hagen

Evaluation, Feedback zur Lehrveranstaltung LCM3

Sehr geehrte Studierende (VZ und BB),

in den letzten Wochen und Monaten habe ich Sie bei der Umsetzung Ihrer Logistikprojekte in Sachen Projektmanagement etwas gecoacht. Ich würde es sehr begrüßen und schätzen, wenn Sie mir Ihr Feedback via Kommentare zu diesem Blog-Eintrag mitteilen könnten:

• Was war gut?
• Was war schlecht? Welche Anregungen zur Verbesserung haben Sie?

Bitte seien Sie (konstruktiv) kritisch. Jetzt haben Sie die Gelegenheit, es mir richtig zurück zu zahlen

Zum Prozedere:

1. Drücken Sie auf „Comments“ unterhalb dieses Beitrags.
2. Als Namen und Mailadresse können Sie Ihren richtigen Namen und Ihre richtige Mailadresse eintragen oder auch ein Synonym / einen Dummy.
3. Und los geht’s!

Für Fragen stehe ich gerne jederzeit zur Verfügung.

Viele Grüße, Stefan Hagen

Durchhalten!

Die Logistikprojekte kommen nun langsam in die entscheidende Phase – zumindest bei den „Vollzeitlern“. Bitte unterschätzen Sie nicht die Bedeutung der letzten Projektphasen sowie des Projektabschlusses. Folgende Aufgaben sind nun u.a. noch zu erledigen:

• Fertigstellung der Projektdokumentation / Logistikstudie: querlesen, ergänzen, korrigieren, Rechtschreibung, Roter Faden??? Ergebnisse / Fazit schlüssig? 
• Fertigstellung des Projekthandbuches: Alle Formalitäten erfüllt? Projektabschlussbericht (letzte Seite des PHB)
• Lessons Learned: Logistik – Projektmanagement – Team (WICHTIG!)
• Abschlusspräsentationen beim Auftraggeber –> Ergebnisse möglichst umsetzbar aufbereiten und präsentieren
• Marktplatz vorbereiten

Halten Sie durch!

Meeting Kultur etablieren

Effiziente und effektive Meetings (Projektsitzungen, Arbeitssitzungen, Workshops…) tragen wesentlich zum Erfolg von Projekten bei. Entsprechend sollten Sie darauf achten, Ihre Meetings möglichst strukturiert und systematisch durchzuführen.

Einige gute Anregungen finden Sie hier:

Meeting-Kultur etablieren von Cordula Nussbaum (Journalistin | Trainerin | Coach)

Erläuterungs-Text zur Checkliste: „Nach Studien führender Unternehmensberatungen ist rund 40 Prozent der Zeit, die wir in Meetings verbringen, sinnlos verbrachte Zeit. Besonders für Führungskräfte ist das dramatisch, denn sie sitzen rund 30 bis 50 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Stellen Sie gemeinsam in Ihrem Team ein paar Spielregeln auf, und beherzigen Sie diese.“

Checkliste zur Vorbereitung von effizienten Besprechungen

Erläuterungs-Text zur Checkliste: „Mit dieser Checkliste reduzieren Sie den Organisationsstress vor einem wichtigen Meeting. Schritt für Schritt – und mit Häkchen für „erledigt“ – können Sie die einzelnen Punkte abgehen, um einen professionellen Rahmen für die geladenen Personen zu schaffen.„

Teamarbeit heißt nicht, dass man ALLES im Team machen muss.

Hauptregeln für produktive Teamarbeit

1. Ziel- und Sachorientierung: klare Ziele ins Zentrum rücken
2. Entscheidungs-/Führungsprinzip: kooperative Führung, Notwendigkeit der Führung
3. Unabhängigkeit und Offenheit: Spannungen und Konflikte werden offen angesprochen und gelöst, Meinungen und Befindlichkeiten werden offen geäußert
4. Ergebnisverantwortung: das Team ist für die Qualität des Ergebnisses hauptverantwortlich, im Speziellen wird die Verantwortung für einzelne Arbeitspakete jeweils einem Teammitglied übertragen
5. Keine Untergruppenbildung

Quelle: Nefiodiw, Leo A. (2006): Der sechste Kondratieff. S. 102

2. Coachingtermine BW Vollzeit

Heute fanden die 2. Coachingtermine im VZ-Studiengang statt. Mit der Qualität des Projektmanagements / des Führens der Projekthandbücher bin ich überwiegend zufrieden, folgende Punkte sind mir aber bei einigen Gruppen aufgefallen:

• Die Arbeitspakete sind häufig zu wenig genau spezifiziert (Verantwortlichkeiten, Inhalte, Ergebnisse…).
• Die Projektstruktur- und Terminpläne sollten Sie regelmäßig adaptieren, aktuell halten und vor allem bei Bedarf auch verändern. Ist schon klar, dass dies mit etwas Aufwand verbunden ist. Trotzdem wird gerade dieser Punkt ein wichtiges Bewertungskriterium sein (nämlich dass Sie das Projekthandbuch auch aktuell halten und notfalls ergänzen, verändern, etc.).

Für Fragen stehe ich jederzeit gerne zur Verfügung. Bitte pflegen Sie Ihre Projekthandbücher weiterhin so gewissenhaft – dann freue ich mich, allen Gruppen im PM Bereich eine gute / sehr gute Bewertung auszustellen

Projekthandbuch / Projektmanagementhandbuch

Folgende zwei Begriffe werden im Projektmanagement immer wieder verwechselt:

Projekthandbuch
Projektmanagementhandbuch (auch PM-Handbuch)

Deshalb zur Klärung hier die Definitionen aus dem PM Glossar des Projektmagazins:

Projekthandbuch

Das Projekthandbuch ist nach DIN 69905 die „Zusammenstellung von Informationen und Regelungen, die für die Planung und Durchführung eines bestimmten Projekts gelten sollen.“ Im Gegensatz zu einem Projektmanagementhandbuch enthält das Projekthandbuch also die speziell für dieses Projekt geltenden Vereinbarungen und ergänzt ggf. das Projektmanagementhandbuch.

Damit ist im wesentlichen das Projekthandbuch die Zusammenstellung der Planungsdokumente. Dokumente, die im Laufe des Projekts entstehen und Ergebnisse des Projekts darstellen, gehören hingegen zur Projektdokumentation. Für Projekthandbuch und Projektdokumentation gemeinsam findet man auch den Begriff Projekt-Akte.

Projektmanagementhandbuch

Das Projektmanagementhandbuch (PM-Handbuch) ist nach DIN 69905 eine „Zusammenstellung von Regelungen, die innerhalb einer Organisation generell für die Planung und Durchführung von Projekten gelten.“ Im ProjektManager wird das PM-Handbuch als die Dokumentation des „Projektmanagement-Systems“ bezeichnet.

Alles unklar?

Projektdetailplanung

Es sind Fragen aufgetaucht, welche Punkte die Projektdetailplanung beinhaltet. Kurz gesagt verstehen wir in diesem Fall unter der Projektdetailplanung, dass das Projekthandbuch bis inkl. Punkt 11 Projektkommunikationsplan ausgefüllt und konkretisiert wurde. Ein besonderer Fokus sollte auf folgenden Punkten liegen:

- Projektauftrag
- Projektzieleplan
- Meilenstein- und Phasenplan
- Projektstrukturplan (Aufgabenplanung)
- Balkenplan inkl. integrierte Aufwandsschätzung und Zeiterfassung

Diese Planungsschritte werde ich mir ganz genau anschauen.

Wichtig: Bitte legen Sie den jeweils aktuellen Stand des Projekthandbuches im LMS ab.

Input – Output – Outcome – Impact

Die Zieleplanung ist ein absolut zentraler Erfolgsfaktor in Projekten. Ohne klare Ziele ist ein erfolgreiches Projekt unmöglich. Denn ohne klare Ziele ist „Erfolg“ gar nicht definiert.

Gleichzeitig ist es aber auch kein Geheimnis, dass genau in diesem Punkt in der Praxis immer wieder schlampig gearbeitet wird. Teilweise unklare Anforderungen, uneinheitliches Problemverständnis, unklare Ziele, unklare Rahmenbedingungen und dazu nur rudimentär dokumentiert.

Wie aber sieht eine professionelle Zieleplanung aus? Die meisten Projektteams habe ich diesbezüglich schon vollgetextet informiert.

Denn IOOI ist eine mögliche Antwort auf diese Frage. IOOI steht für Input – Output – Outcome – Impact. Allerdings hatte die Methode bislang noch keinen Namen, drum habe ich ihr einfach den Namen „IOOI“ gegeben

1) Input-Faktoren
Welche Ressourcen (finanziell, personell, sachlich) und Informationen stehen für das Projekt zur Verfügung?

2) Output-Faktoren
Welche messbaren Ergebnisse sollen nach Beendigung des Projekts vorliegen? Im Fall des Logistikprojekts sind dies im Wesentlichen 3 Outputs: a) Logistikstudie (genau festlegen, welche Inhalte die Studie haben soll), b) Projekthandbuch, c) weitere Dokumentationen wie Präsentationen etc.
Wichtig: Die Outputs alleine geben noch KEINEN hinweis darauf, ob dadurch für den Auftraggeber auch wirklich ein Nutzen generiert wird!

3) Outcome-Faktoren
Hier wird der unmittelbare Nutzen definiert, der für die verschiedenen Ziel- und Anspruchsgruppen des Projekts (insbesondere für den Auftraggeber) durch das Projektergebnis (= Output) entsteht. Beispiele: kürzere Durchlaufzeiten, effizientere Auftragsbearbeitung, Steigerung der Marktanteile, Umsatzsteigerung, Kostensenkung etc. etc.

4) Impact-Faktoren
Hier wird beschrieben, zu welchen mittel- bis langfristigen Zielen (im taktischen oder strategischen Bereich) das Projekt (mit seinen Outputs und Outcomes) beiträgt. Beispiele: Marktführerschaft, Innovationsführerschaft, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit etc. –> in den Logistikprojekten können Sie auf die Beschreibung dieser Ebene verzichten.

Und wo kommen diese Punkte im Projekthandbuch vor?

Output: Gesamtziel, Teilziele, messbare Ergebnisse
Outcome: Gesamtziel, gegebenenfalls gesonderte Dokumentation der Ziele des Auftraggebers

Und warum ist diese Differenzierung im vorliegenden Projekt so wichtig? Weil Sie als Projektteam nicht dafür verantwortlich sind (sein können), dass Ihre Handlungsempfehlungen im Unternehmen auch tatsächlich umgesetzt werden. Denn diese Verantwortung (Stichwort Change Management) obliegt einzig und allein dem Auftraggeber.

Selbstverständlich werden Sie sich aber bemühen, Ihre Lösungen so auszuarbeiten, dass sie für den Auftraggeber so leicht und effizient wie möglich umsetzbar sind.

Alles unklar?