Input – Output – Outcome – Impact

Die Zieleplanung ist ein absolut zentraler Erfolgsfaktor in Projekten. Ohne klare Ziele ist ein erfolgreiches Projekt unmöglich. Denn ohne klare Ziele ist „Erfolg“ gar nicht definiert.

Gleichzeitig ist es aber auch kein Geheimnis, dass genau in diesem Punkt in der Praxis immer wieder schlampig gearbeitet wird. Teilweise unklare Anforderungen, uneinheitliches Problemverständnis, unklare Ziele, unklare Rahmenbedingungen und dazu nur rudimentär dokumentiert.

Wie aber sieht eine professionelle Zieleplanung aus? Die meisten Projektteams habe ich diesbezüglich schon vollgetextet informiert.

Denn IOOI ist eine mögliche Antwort auf diese Frage. IOOI steht für Input – Output – Outcome – Impact. Allerdings hatte die Methode bislang noch keinen Namen, drum habe ich ihr einfach den Namen „IOOI“ gegeben

1) Input-Faktoren
Welche Ressourcen (finanziell, personell, sachlich) und Informationen stehen für das Projekt zur Verfügung?

2) Output-Faktoren
Welche messbaren Ergebnisse sollen nach Beendigung des Projekts vorliegen? Im Fall des Logistikprojekts sind dies im Wesentlichen 3 Outputs: a) Logistikstudie (genau festlegen, welche Inhalte die Studie haben soll), b) Projekthandbuch, c) weitere Dokumentationen wie Präsentationen etc.
Wichtig: Die Outputs alleine geben noch KEINEN hinweis darauf, ob dadurch für den Auftraggeber auch wirklich ein Nutzen generiert wird!

3) Outcome-Faktoren
Hier wird der unmittelbare Nutzen definiert, der für die verschiedenen Ziel- und Anspruchsgruppen des Projekts (insbesondere für den Auftraggeber) durch das Projektergebnis (= Output) entsteht. Beispiele: kürzere Durchlaufzeiten, effizientere Auftragsbearbeitung, Steigerung der Marktanteile, Umsatzsteigerung, Kostensenkung etc. etc.

4) Impact-Faktoren
Hier wird beschrieben, zu welchen mittel- bis langfristigen Zielen (im taktischen oder strategischen Bereich) das Projekt (mit seinen Outputs und Outcomes) beiträgt. Beispiele: Marktführerschaft, Innovationsführerschaft, Kundenzufriedenheit, Mitarbeiterzufriedenheit etc. –> in den Logistikprojekten können Sie auf die Beschreibung dieser Ebene verzichten.

Und wo kommen diese Punkte im Projekthandbuch vor?

Output: Gesamtziel, Teilziele, messbare Ergebnisse
Outcome: Gesamtziel, gegebenenfalls gesonderte Dokumentation der Ziele des Auftraggebers

Und warum ist diese Differenzierung im vorliegenden Projekt so wichtig? Weil Sie als Projektteam nicht dafür verantwortlich sind (sein können), dass Ihre Handlungsempfehlungen im Unternehmen auch tatsächlich umgesetzt werden. Denn diese Verantwortung (Stichwort Change Management) obliegt einzig und allein dem Auftraggeber.

Selbstverständlich werden Sie sich aber bemühen, Ihre Lösungen so auszuarbeiten, dass sie für den Auftraggeber so leicht und effizient wie möglich umsetzbar sind.

Alles unklar?

Problembewusstsein entwickeln

Am Beginn eines Kundenprojekts – und um ein solches handelt es sich bei LCM3 – müssen Sie ein möglichst ausgeprägtes Bewusstsein und Verständnis für die Probleme Ihres Kunden entwickeln. Die Problemstellung, Anforderungen und Ziele des Kunden sollten im Zentrum stehen.

Hierzu haben Sie (beispielsweise) folgende Methoden und Techniken zur Verfügung:

1. die richtigen Fragen stellen –> Ursachen und Wirkungen verstehen (Unterscheidung zwischen Ursachen und Wirkungen ist wichtig); aktives Zuhören; nachfragen, ob Sie das richtig verstanden haben
2. SWOT-Analyse auf die Problemstellung anwenden
3. Sammlung möglicherweise relevanter Punkte mittels MindMapping
4. Sammlung möglichst vieler Daten und Dokumente; anschließend Analyse und Verdichtung der wichtigsten Informationen
5. Umfeld- und Kontextanalysen
   • zeitlich: Gab es in der Vergangenheit schon ähnliche Projekte? Welche Umsetzungsmaßnahmen sind nach dem Projekt geplant?
   • sachlich: Welche übergeordneten Ziele stehen in Verbindung mit dem Projekt? Gibt es ähnliche Projekte, Maßnahmen etc., die mit diesem Projekt in Verbindung stehen? Sind sonstige Rahmenbedingungen (z.B. IT Strukturen, QM Regelungen etc.) für das Projekt relevant?
   • sozial: Welche Mitarbeiter/innen werden von den Projektergebnissen berührt? Wer steht dem Projekt positiv, wer eher ablehnend gegenüber? Wer könnte uns wertvolle Informationen liefern?
6. VISUALISIEREN! Versuchen Sie, Situationen und Zusammenhänge bildhaft darzustellen (z.B. während der Sitzung auf einer Flipchart oder nach der Sitzung im PowerPoint). Versuchen Sie, die Problemstellung modellhaft darzustellen und diese Modelle mit dem Auftraggeber zu diskutieren –> entspricht Ihr Bild der Situation auch jenem des Auftraggebers?
7. Und noch ein letzter Punkt: Achten Sie stets darauf, dass gemeinsame Sitzungen, in denen die Problemsituation / Aufgabenstellung besprochen wird, zu MODERIEREN. Und die Moderation besteht aus einer gewissenhaften Vorbereitung, einer systematischen Durchführung sowie einer sauberen Nachbereitung einer Sitzung! Die Moderationsrolle sollte im Team rollieren.

Fragen? Probleme? Dann schreiben Sie doch einen kurzen Kommentar.

MindMapping

Die MindMapping Methode stellt aus meiner Sicht eines der hilfreichsten Tools dar, um in Projekten (und auch anderswo)

• Komplexität zu reduzieren,
• Transparenz zu schaffen,
• Sitzungen zu moderieren und
• kreative Prozesse zu gestalten.

Auf meinem PM Blog finden Sie verschiedenste Beiträge zum Thema MindMapping. Bevor Sie sich jetzt aber durch die vielen Beiträge „durchwühlen“, empfehle ich Ihnen im Zusammenhang mit MindMapping folgende Punkte:

1. Freemind ist ein kostenloses, plattformunabhängiges MindMapping Tool.
2. Noch besser ist der MindManager von Mindjet, dieser ist allerdings kostenpflichtig. Ein Kauf lohnt sich aus meiner Sicht aber allemal. Für Schüler und Studenten ist der schon für unter 100 EUR zu haben.
3. Ich empfehle die MindMapping Methode insbesondere für folgende Planungsschritte:
   • Analyse der Ausgangsituation –> Sammlung möglichst vieler Informationen, um diese nachher zu verdichten, zu priorisieren etc.
   • Umfeld-/Kontextanalysen –> zeitlich, sachlich, sozial
   • Moderation von Sitzungen
   • Projektstrukturplanung –> Teilaufgaben + Arbeitspakete
   • Sitzungsprotokolle

Die Methode eignet sich darüber hinaus hervorragend, um auch verschiedenste inhaltliche Fragestellungen (z.B. Lösungsvarianten etc.) transparent darzustellen.

Versuchen Sie’s doch einfach mal aus. Idealerweise werden Projektsitzungen (bei der Firma oder auch interne Sitzungen) jeweils von anderen Teammitgliedern moderiert (nach dem rollierenden Pinzip). So macht sich jede/r mit der Methode etwas vertraut.

Noch ein Hinweis: Bevor Sie die MindMapping Methode zur Sitzungsmoderation (sprich inkl. Beamer) beim Auftraggeber einsetzen, sollten Sie das Tool zuerst intern testen.

Und noch ein allerletzter Hinweis: Verwenden Sie nach Möglichkeit auch die verschiedenen Icons zur Unterstützung der Inhalte.

Die 7 W-Fragen, die in jedem Projekt beantwortet werden sollten…

Die Projektstartphase (auch Projektinitiierung) ist eine der wichtigsten Phasen in jedem Projekt. Warum?

Wenn Sie bereits in einer frühen Projektphase die elementarsten Fragen beantworten, so können Sie sich schnell auf die inhaltliche Lösung der Aufgabenstellung konzentrieren. Wenn Sie diese Fragen nicht klären, so werden sie Sie früher oder später einholen (unklare Ziele, unklare Inhalte etc.).

Aber was sind nun die zentralen Fragen in jedem Projekt?

1. Wo stehen wir? –> Analyse der Ausgangssituation, Umfeld-/Kontextanalysen etc.
2. Warum machen wir das Projekt überhaupt? –> übergeordnete Ziele des Auftraggebers, angestrebter Projektnutzen (Impact)
3. Was soll konkret erreicht werden? –> messbare Ziele und Ergebnisse (Output, Outcome)
4. Wie können wir die Ziele erreichen? –> logische Projektstruktur und Arbeitspakete, die sich aus der Zielformulierung ergeben (Projektstrukturplan)
5. Wer macht was? –> klare Rollen, Projektorganisation, Personaleinsatzplan, klare Verantwortlichkeiten schaffen!
6. Bis wann? –> Meilensteine, wichtige Termine
7. Wieviel? –> Aufwandsschätzung, Kostenschätzung (hier wohl weniger relevant), sonstige Ressourcen, die notwendig sind

All diese Fragen stecken implizit im Projekthandbuch drinnen. Wahrscheinlich macht es aber auch Sinn, sich selbst (bzw. dem Auftraggeber) die Fragen von Zeit zu Zeit zu stellen.

7 W-Fragen als MindMap dargestellt