Projekte richtig abgrenzen

Eine zentrale Aufgabe in den frühen Phasen Ihres Projekts wird es sein, das Projekt sauber abzugrenzen. Was heißt das?

Sie müssen – möglichst gemeinsam mit dem Auftraggeber – festlegen, was Ziele und Nicht-Ziele, Inhalte und Nicht-Inhalte Ihres Projekts sind (= project scope). Dadurch sollten die Grenzen des Projekts möglichst klar sichtbar werden.

Folgende konkreten Fragen sollten Sie beantworten können:

1. WARUM? Welche übergeordneten Ziele verfolgt der Auftraggeber? (Impact, Outcome)
2. WAS? Welche konkreten Ergebnisse sollen am Ende des Projekts vorliegen? (Output) Einige Beispiele:
   • Auswertungen, Analyseergebnisse –> Was genau?
   • Handlungsempfehlungen –> Was genau?
   • Prozessmodelle –> Was genau?
   • …
3. WAS nicht? Was ist dezidiert nicht Inhalt Ihres Projekts? („out of scope“)
4. WANN IST DAS PROJEKT ERFOLGREICH? –> Stellen Sie Ihrem Auftraggeber diese Frage.

Noch ein Tipp: Versuchen Sie, die Struktur und Inhalte Ihrer Logistik-Projektdokumentation (damit ist nicht das Projekthandbuch gemeint, sondern Ihre Logistik-Studie) möglichst früh zu definieren und permanent zu konkretisieren.

Problembewusstsein entwickeln

Am Beginn eines Kundenprojekts – und um ein solches handelt es sich bei LCM3 – müssen Sie ein möglichst ausgeprägtes Bewusstsein und Verständnis für die Probleme Ihres Kunden entwickeln. Die Problemstellung, Anforderungen und Ziele des Kunden sollten im Zentrum stehen.

Hierzu haben Sie (beispielsweise) folgende Methoden und Techniken zur Verfügung:

1. die richtigen Fragen stellen –> Ursachen und Wirkungen verstehen (Unterscheidung zwischen Ursachen und Wirkungen ist wichtig); aktives Zuhören; nachfragen, ob Sie das richtig verstanden haben
2. SWOT-Analyse auf die Problemstellung anwenden
3. Sammlung möglicherweise relevanter Punkte mittels MindMapping
4. Sammlung möglichst vieler Daten und Dokumente; anschließend Analyse und Verdichtung der wichtigsten Informationen
5. Umfeld- und Kontextanalysen
   • zeitlich: Gab es in der Vergangenheit schon ähnliche Projekte? Welche Umsetzungsmaßnahmen sind nach dem Projekt geplant?
   • sachlich: Welche übergeordneten Ziele stehen in Verbindung mit dem Projekt? Gibt es ähnliche Projekte, Maßnahmen etc., die mit diesem Projekt in Verbindung stehen? Sind sonstige Rahmenbedingungen (z.B. IT Strukturen, QM Regelungen etc.) für das Projekt relevant?
   • sozial: Welche Mitarbeiter/innen werden von den Projektergebnissen berührt? Wer steht dem Projekt positiv, wer eher ablehnend gegenüber? Wer könnte uns wertvolle Informationen liefern?
6. VISUALISIEREN! Versuchen Sie, Situationen und Zusammenhänge bildhaft darzustellen (z.B. während der Sitzung auf einer Flipchart oder nach der Sitzung im PowerPoint). Versuchen Sie, die Problemstellung modellhaft darzustellen und diese Modelle mit dem Auftraggeber zu diskutieren –> entspricht Ihr Bild der Situation auch jenem des Auftraggebers?
7. Und noch ein letzter Punkt: Achten Sie stets darauf, dass gemeinsame Sitzungen, in denen die Problemsituation / Aufgabenstellung besprochen wird, zu MODERIEREN. Und die Moderation besteht aus einer gewissenhaften Vorbereitung, einer systematischen Durchführung sowie einer sauberen Nachbereitung einer Sitzung! Die Moderationsrolle sollte im Team rollieren.

Fragen? Probleme? Dann schreiben Sie doch einen kurzen Kommentar.

Ein guter Einstieg ins Projekt…

Sie haben in der Kick-Off Veranstaltung sehr viele Informationen erhalten, die es zuerst zu verdauen gilt. Trotzdem – oder gerade deswegen – ist es wichtig, dass Sie schnell einen guten Einstieg in das Projekt schaffen.

Häufig steht man in komplexen Projekten am Beginn sprichwörtlich „vor einer Nebelwand“, da man von der Vielfalt der Informationen erschlagen wird und/oder nicht so richtig weiß, wo man anfangen soll.

Hier einige Erfahrungswerte, die Ihnen vielleicht helfen, mit dieser Problematik umzugehen:

• Versuchen Sie, am Beginn des Projekts Informationen möglichst „wie ein Schwamm“ aufzusaugen und vor allem auch entsprechend zu dokumentieren.
• Ich empfehle die Verwendung der MindMapping Methode, um relevante (oder möglicherweise relevante) Punkte lückenlos zu sammeln und zu auszuwerten.
• Auch die Betrachtung des Umfeldes / Projektkontextes ist in der Regel am Beginn sehr wichtig.
• Bereiten Sie die ersten Treffen mit Ihrem Auftraggeber sehr gut vor.
• Überlegen Sie sich möglichst gut, welche Informationen Sie vom Auftraggeber benötigen.
• Formulieren Sie Ihre Fragen an den Auftraggeber möglichst präzise und erläutern Sie bei Bedarf auch, warum die Beantwortung dieser Frage für Sie wichtig ist.
• Gerade in der Gestaltung von Projektsitzungen (Kick-Off, Workshops, Projektbesprechungen etc.) liegt sehr viel Potenzial – in die gute oder auch in die weniger gute Richtung.
• Stellen Sie sich und dem Auftraggeber folgende Frage: „Wann ist das Projekt erfolgreich?“
• Was könnte passieren, dass der Projekterfolg gefährdet wird? –> Projektrisiken

Wenn Sie hierzu spezifische Fragen haben oder eine Hilfestellung benötigen, freue ich mich über entsprechende Kommentare.

MindMapping

Die MindMapping Methode stellt aus meiner Sicht eines der hilfreichsten Tools dar, um in Projekten (und auch anderswo)

• Komplexität zu reduzieren,
• Transparenz zu schaffen,
• Sitzungen zu moderieren und
• kreative Prozesse zu gestalten.

Auf meinem PM Blog finden Sie verschiedenste Beiträge zum Thema MindMapping. Bevor Sie sich jetzt aber durch die vielen Beiträge „durchwühlen“, empfehle ich Ihnen im Zusammenhang mit MindMapping folgende Punkte:

1. Freemind ist ein kostenloses, plattformunabhängiges MindMapping Tool.
2. Noch besser ist der MindManager von Mindjet, dieser ist allerdings kostenpflichtig. Ein Kauf lohnt sich aus meiner Sicht aber allemal. Für Schüler und Studenten ist der schon für unter 100 EUR zu haben.
3. Ich empfehle die MindMapping Methode insbesondere für folgende Planungsschritte:
   • Analyse der Ausgangsituation –> Sammlung möglichst vieler Informationen, um diese nachher zu verdichten, zu priorisieren etc.
   • Umfeld-/Kontextanalysen –> zeitlich, sachlich, sozial
   • Moderation von Sitzungen
   • Projektstrukturplanung –> Teilaufgaben + Arbeitspakete
   • Sitzungsprotokolle

Die Methode eignet sich darüber hinaus hervorragend, um auch verschiedenste inhaltliche Fragestellungen (z.B. Lösungsvarianten etc.) transparent darzustellen.

Versuchen Sie’s doch einfach mal aus. Idealerweise werden Projektsitzungen (bei der Firma oder auch interne Sitzungen) jeweils von anderen Teammitgliedern moderiert (nach dem rollierenden Pinzip). So macht sich jede/r mit der Methode etwas vertraut.

Noch ein Hinweis: Bevor Sie die MindMapping Methode zur Sitzungsmoderation (sprich inkl. Beamer) beim Auftraggeber einsetzen, sollten Sie das Tool zuerst intern testen.

Und noch ein allerletzter Hinweis: Verwenden Sie nach Möglichkeit auch die verschiedenen Icons zur Unterstützung der Inhalte.

Die 7 W-Fragen, die in jedem Projekt beantwortet werden sollten…

Die Projektstartphase (auch Projektinitiierung) ist eine der wichtigsten Phasen in jedem Projekt. Warum?

Wenn Sie bereits in einer frühen Projektphase die elementarsten Fragen beantworten, so können Sie sich schnell auf die inhaltliche Lösung der Aufgabenstellung konzentrieren. Wenn Sie diese Fragen nicht klären, so werden sie Sie früher oder später einholen (unklare Ziele, unklare Inhalte etc.).

Aber was sind nun die zentralen Fragen in jedem Projekt?

1. Wo stehen wir? –> Analyse der Ausgangssituation, Umfeld-/Kontextanalysen etc.
2. Warum machen wir das Projekt überhaupt? –> übergeordnete Ziele des Auftraggebers, angestrebter Projektnutzen (Impact)
3. Was soll konkret erreicht werden? –> messbare Ziele und Ergebnisse (Output, Outcome)
4. Wie können wir die Ziele erreichen? –> logische Projektstruktur und Arbeitspakete, die sich aus der Zielformulierung ergeben (Projektstrukturplan)
5. Wer macht was? –> klare Rollen, Projektorganisation, Personaleinsatzplan, klare Verantwortlichkeiten schaffen!
6. Bis wann? –> Meilensteine, wichtige Termine
7. Wieviel? –> Aufwandsschätzung, Kostenschätzung (hier wohl weniger relevant), sonstige Ressourcen, die notwendig sind

All diese Fragen stecken implizit im Projekthandbuch drinnen. Wahrscheinlich macht es aber auch Sinn, sich selbst (bzw. dem Auftraggeber) die Fragen von Zeit zu Zeit zu stellen.

7 W-Fragen als MindMap dargestellt